Zgodnie z polskim prawem, dla każdej działalności gospodarczej musi być ustanowiony adres rejestracyjny. Nie jest to dziwne, bo każdy z klientów powinien móc cię znaleźć pod konkretnym adresem. W przypadku jednoosobowej działalności jednak, najczęściej rejestracja firmy obejmuje adres, który stanowi nasz adres domowy. Czy jest sposób, aby adres firmy nie stanowił jednocześnie naszego adresu zamieszkania? Oczywiście, że tak i w tym pomagają wirtualne biura. Każdy przedsiębiorca może przy rejestracji firmy podać adres wirtualnego biura. Czym jest jednak to wirtualne biuro? Dla kogo jest przeznaczone? Jakie są usługi biura wirtualnego? Czy wirtualny adres to to samo co wirtualna firma? Ile kosztuje wirtualne biuro?
Biura wirtualne – co to, dla kogo?
Czy wiesz, że adres twojej firmy może być nawet w centrum Warszawy, mimo tego, że fizycznie przebywasz gdzie indziej? Usługi biura w dowolnym miejscu czyli wynajem biura wirtualnego to świetna alternatywa dla wielu przedsiębiorców.
Zgodnie z prawem, każda firma musi posiadać miejsce wykonywania działalności i jakieś „biuro”. Jak wspomniano, jeśli masz jednoosobową działalność niekoniecznie możesz chcieć podawać jako adres siedziby swój adres zamieszkania. Wynajem własnego biura „na mieście” też jest opcją niedoskonałą, a przede wszystkim bardzo drogą.
Warto zaznaczyć, że gdy mówimy o wirtualnym biurze, nie mamy na myśli wirtualnej firmy, która nie posiada żadnego prawdziwego adresu. Innymi słowami, jest to firma słup. Wynajem adresu inaczej zwane wynajmem wirtualnego biura, polega na tym, że otrzymujemy prestiżowy adres w danej lokalizacji i jest to adres rzeczywisty. Oczywiście nie ma tu konieczności fizycznej obecności, ale okazjonalnie mamy mozliwość traktować go jako dodatkowe biuro, o ile nasza umowa z wirtualnym biurem obejmuje taką opcję.
Z usług biur wirtualnych mogą korzystać takie podmioty jak freelancerzy, copywriterzy, przedsiębiorcy, start-upy, headhunterzy, osoby wykonujące pracę zdalną lub zagraniczni przedsiębiorcy szukający polskiego adresu.
Co więcej, dla wielu przedsiębiorców, prócz samego adresu, istotne są powiązania podatkowe. Po pierwsze, adres działalności, określa urząd skarbowy, jaki cię rozlicza. Dlatego, jeśli przeniesiesz adres do Warszawy, gdzie wiesz, że tamtejszy urząd jest przychylniejszy dla firm, zyskujesz. Druga sprawa, to, że wszelkie usługi wirtualnego biura możesz zapisać do kosztów uzyskania przychodu, co obniży twój podatek dochodowy.
Z kwestii praktycznych, zazwyczaj umowa zawierana z danym biurem wirtualnym jest na czas nieokreślony, a jej koszt zależy od wybranego pakietu usług.
Nie tylko najlepszy adres, czyli usługi wirtualnego biura
Korzystając z wirtualnego biura, masz możliwość korzystania jedynie z adresu albo zdecydować się na inne opcje. Wirtualny adres może być to usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej, którą prowadzą pracownicy twojego mocodawcy.
Co mogą obejmować poszczególne usługi? Udostępnienia adresu do korespondencji, adresu do rejestracji. Prócz tego możesz otrzymać pełną obsługę korespondencji przychodzącej. Taka obsługa korespondencji może też obejmować drukowanie dokumentów albo skanowanie poczty i wysyłanie jej na twój adres mailowy.
Czasem biuro oferuje także profesjonalną obsługę spotkań. Zazwyczaj masz możliwość skorzystania z takich opcji jak przestrzeń biurowa do coworkingu lub możesz wynająć salę konferencyjną na spotkanie z klientem.
Biuro wirtualne i jego zalety
Z biur wirtualnych korzysta coraz więcej firm. Niezależnie od tego, gdzie faktycznie masz firmę, możesz w danym miejscu, np. stolicy kraju wynająć prestiżowy adres. Taka praktyka to idealne rozwiązanie dla wielu działalności, zwłaszcza tych, wykonywanych zdalnie.
Takie rozwiązanie daje ci nie tylko ekskluzywny adres, ale także sporą oszczędność. Usługi wirtualnego biura są tańsze niż wynajem osobnego biura i zatrudnianie swoich pracowników. Dzięki wirtualnemu adresowi masz też możliwość rozwoju – za zaoszczędzone środki, jakie przeznaczyłbyś na obsługę biurową tradycyjną, możesz zainwestować do pomnożenia majątku firmy i nowe rozwiązania czy inwestycje.
Wybierając np. biuro wirtualne VSL-SYSTEM Warszawa zyskujesz tez wiele zalet związanych z kwestiami podatkowymi i wizerunkowymi. Tu znajdują się korzystniejsze sądy, korzystniejsze interpelacje podatkowe, możesz odliczyć VAT dotyczący zakupu i eksploatacji samochodu służbowego, możesz uzasadnić ponoszone koszty podroży, zyskujesz niższy podatek od nieruchomości niż w przypadku działalności zarejestrowanej we własnym mieszkaniu, otrzymujesz tez mozliwość dotarcia do klientów ze stolicy i pozycjonowania stron dla mieszkańców Warszawy.
Poza tym, jeśli posługujesz się swoja stroną lub wizytówkami, adres w Warszawie wygląda zdecydowanie lepiej niż adres małej wioski lub peryferyjnej miejscowości. Klienci od razu maja pełniejsze zaufanie to firmy ze stolicy, uznając prestiż miejsca.
Czy zatem opłaca się mieć wirtualne biuro, z adresem np. w Warszawie? Coraz więcej firm docenia tę możliwość i decyduje się na skorzystanie z opcji alternatywnego adresu dla swojej działalności.
Dlaczego zatem również ty miałbyś nie skorzystać?